FAQ Dossier de candidature

Vous avez une question sur les modalités de candidature

ou sur la constitution de votre dossier ?

 

Notre FAQ vous apporte des réponses sur différentes thématiques :

1. Puis-je candidater à plusieurs formations sur un même dossier ?

Notre plateforme de candidature en ligne vous offre la possibilité de déposer un dossier de candidature unique pour postuler à l’entrée d’une ou plusieurs formations en apprentissage (ou sous statut étudiant lorsque cela est précisé dans le descriptif) proposées par les écoles de l’Institut Mines-Télécom (IMT) et de son réseau. Vous n’êtes pas limité par le nombre de candidature dans votre dossier. Vous devez cependant sélectionner des formations qui sont en cohérence avec votre parcours et votre projet professionnel.

2. Comment va être traité mon dossier de candidature ?

L’instruction administrative des dossiers de candidature est centralisée. Notre équipe reviendra vers vous pour vous demander de compléter votre dossier si des éléments importants sont manquants ou inexploitables. Votre contact pour toutes demandes concernant votre dossier en ligne : support.dossier@imt.fr

Une fois votre dossier validé administrativement, il sera ensuite transmis à chaque formation à laquelle vous avez décidé de postuler. Pour ce qui relève de la qualité de votre candidature, chaque formation vous communiquera sa décision sur la suite qu’elle donnera à votre candidature, en fonction de ses modalités et de son calendrier de recrutement.

3. Sous quel délai dois-je répondre aux demandes du service qui instruit administrativement mon dossier ?

Dès réception de la demande par mail ou via le chat intégré à votre dossier. Il convient donc de consulter régulièrement l’adresse mail que vous avez communiquée lors de votre demande d’identifiants. Notez bien que si vous tardez, vous prenez le risque que votre dossier soit étudié sans attendre votre réponse, dès lors que la date d’examen des dossiers décidée par la formation est atteinte. Vous ne pourrez alors plus accéder à votre dossier pour le compléter.

4. A quelle date serai-je informé(e) si ma candidature est retenue ou non ?

Chaque formation a son propre calendrier de recrutement et organise ses épreuves de sélection. Vous êtes invité(é) à consulter la notice de chacune des écoles pour obtenir des informations plus détaillées. Les notices de chaque école seront accessibles courant janvier dans l’onglet “Admission” de chaque formation.

5. Puis-je créer un deuxième dossier de candidature ?

Non, vous ne pouvez pas créer un deuxième dossier de candidature. Le dossier de candidature est unique pour chaque candidat. Cependant votre dossier de candidature peut comporter plusieurs candidatures sur plusieurs formations.

6. Est-ce que je peux encore accéder à mon dossier après envoi ?

Vous ne pourrez plus modifier directement votre dossier sauf si l’équipe administrative revient vers vous (par mail ou dans le chat de votre dossier) pour obtenir des précisions ou des pièces manquantes. Veuillez consulter régulièrement l’adresse mail que vous avez indiquée dans votre dossier.

Si vous souhaitez apporter un document complémentaire ou faire une modification dans votre dossier déjà transmis, vous pouvez en faire la demande par mail à support.dossier@imt.fr qui traitera votre demande lorsque cela sera possible.

7. Quelle est la date limite pour déposer mon dossier de candidature ?

  • La date limite pour le dépôt des candidatures est fixée au 9 mars 2021 minuit (heure de Paris). Aucun dossier non soumis au 9 mars 2021 minuit ne sera accepté.
  • Si vous devez effectuer dans le cadre de votre cursus actuel un stage à l’étranger, nous vous demandons de déposer impérativement votre dossier au plus tard le 1 mars 2021 minuit (heure de Paris).

Dans tous les cas, nous vous encourageons à déposer votre dossier électronique dès que possible sur le site en ligne. Ceci vous laissera la possibilité de compléter votre dossier si le service en charge de l’instruction administrative revient vers vous pour demander des informations complémentaires ou des précisions.

8. Mon dossier est complet mais j’ai oublié de l’envoyer avant le 9 mars. Est-il vraiment trop tard ?

Malheureusement oui. Aucun retard ne peut être accepté dans la soumission des dossiers car les délais d’examen des candidatures sont très courts.

9. Je pars prochainement à l’étranger, pourquoi dois-je transmettre mon dossier avant le 1 mars ?

Certaines formations organisent une sélection anticipée pour les étudiants qui partent à l’étranger pour y effectuer leur stage ou leur dernier semestre d’études. Pour plus de précisions, veuillez contacter directement les formations.

10. Je pars prochainement à l’étranger mais j’ai oublié d’envoyer mon dossier avant le 1 mars. Que se passe-t-il ?

Si vous vous en apercevez avant le 9 mars, vous pouvez nous envoyer votre dossier, sans garantie toutefois que cette particularité puisse être prise en compte. En effet, ce point est à l’entière appréciation des formations qui examineront votre candidature.

11. J’ai transmis mon dossier de candidature mais je me rends compte que j’ai oublié de cocher une formation à laquelle je souhaite candidater. Que puis-je faire ?

Si vous constatez votre oubli avant le 9 mars 2021, veuillez envoyer un mail à support.dossier@imt.fr en indiquant la formation que vous souhaitez ajouter à votre sélection. Elle sera cochée dans votre dossier. Vous aurez alors de nouveau accès à la page « Documents annexes » pour ajouter une nouvelle lettre de motivation et vous devrez vous acquitter du complément des frais de dossier.

Attention, ce type de demande fait repasser votre dossier en cours de remplissage. Si vous n’allez pas au bout des traitements supplémentaires qui vous seront demandés (lettre de motivation et règlement des frais complémentaires), c’est l’intégralité de votre dossier qui sera impacté et pourra rester non transmis.

Aucun ajout de formation ne sera possible après le 9 mars 2021.

12. Dois-je remplir mon dossier en une seule fois ?

Votre dossier en ligne est constitué de plusieurs pages accessibles grâce au menu de navigation affiché à gauche de votre écran. Les informations saisies dans chacune de ces rubriques sont sauvegardées automatiquement au fur et à mesure du remplissage du dossier. Elles seront conservées jusqu’à votre prochaine connexion. Vous pouvez donc remplir votre dossier en plusieurs étapes.

13. Comment m’assurer que mon dossier est correctement rempli ?

Les pages comportent des champs à renseigner (ou des pièces à joindre) obligatoirement, repérés par le symbole * et/ou entourés en bleu.

Votre dossier est organisé en plusieurs pages dans lesquelles vous pouvez naviguer grâce au menu du bandeau gauche :

  • Lorsqu’une page est complétement et correctement remplie, une coche verte s’affiche.
  • Lorsqu’une page n’est pas encore complétée ou correctement remplie, le nom de la page reste sur fond rouge, avec un cercle vide.

Apportez tout le soin qu’il convient au remplissage de votre dossier et de ses différentes rubriques. Un dossier manifestement incomplet ou négligé aura toutes les chances d’être rejeté.

14. Où trouver mon n° INE (Identifiant National Etudiant) ou numéro BEA ?

Pour les étudiants dans le supérieur en France, consultez l’en-tête de votre relevé de notes du baccalauréat. Le n° INE se trouve également sur votre certificat de scolarité si vous avez déjà été inscrit en université française.

15. Comment faire si je ne possède pas de n° INE (ou BEA) ?

Il se peut que n’ayez pas de numéro INE (ou BEA) si :

  • Vous avez eu votre baccalauréat avant 1995 et vous n’avez jamais été inscrit en université française.
  • Vous avez eu un baccalauréat français dans un lycée situé à l’étranger et vous n’avez jamais été inscrit en université française.
  • Vous êtes étudiant étranger, vous n’avez pas de baccalauréat français et vous n’avez jamais été inscrit en université française.

Dans ce cas, indiquez-le en commentaire dans la partie « Cursus académique Post-bac » de votre année d’étude la plus récente.

16. Je ne peux pas inscrire mon n° INE dans le champ prévu, comment faire ?

Le n° INE est généralement composé de 11 caractères.

Si votre n° INE ne correspond pas à ce format, indiquez-le dans l’espace « commentaire » de la partie « Cursus académique Post-bac » de votre année d’étude la plus récente.

17. Je ne trouve pas ma formation et/ou mon établissement dans la liste proposée, que dois-je indiquer ?

Sélectionnez « Autre diplôme » (en début de liste) et/ou « Autre établissement » (en fin de liste) dans le menu déroulant et indiquez dans l’espace « commentaire » de l’année concernée l’intitulé exact de votre diplôme et l’établissement dans lequel vous effectuez votre année d’études.

18. La formation que j'ai indiquée lors de mon inscription est erronée, comment puis-je la corriger ?

Vous ne pouvez pas modifier ce que vous avez indiqué lors de votre demande d’identifiants, cependant veillez à saisir les informations concernant votre cursus correctement par année d’études dans la partie « Cursus Académique Post-bac ».

19. Je pars à l’étranger fin mars ou début avril. Où dois-je l’indiquer dans mon dossier ?

Sur la page « Séjour à l’étranger », cochez « oui » à la question « Si, sur l’année en cours, vous effectuez (maintenant ou plus tard) un stage à l’étranger, veuillez cocher la case « oui » : ». Renseignez ensuite les champs qui s’affichent.

Les justificatifs attendus sont : copie de convention de stage signée, copie de titres de transport nominatifs avec destination, dates aller et retour.

20. J'ai une question concernant l'accès ou le remplissage de mon dossier de candidature, comment contacter l'assistance ecandidature ?

Pour toute question concernant la constitution et la transmission de votre dossier de candidature, vous pouvez envoyer un mail à support.dossier@imt.fr. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais.

Pour toute question concernant une formation (programme, conditions d’admission, niveau requis…) vous pouvez consulter la rubrique FORMATIONS, sinon cliquez sur « Une question sur cette formation ?» en bas de chaque descriptif de formation pour questionner directement l’école qui vous intéresse par mail.

21. Quelles sont les pièces à joindre à mon dossier ?

Les pièces officielles ou documents ci-après, sont à insérer en ligne dans les différentes pages du dossier, dans des champs spécifiques prévus à cet effet pour les télécharger en format image ou pdf exclusivement:

  • Une photo d’identité récente et en couleur (format maximum 900 x 900 pixels, jpg ou png).
  • Carte nationale d’identité (recto et verso) ou passeport (document en langue française).
  • Visa valide si vous n’êtes pas ressortissant d’un pays de l’Espace économique européen (pays de l’UE et Islande, Norvège et Liechtenstein) ou de Suisse.  Vous devez posséder ou demander un visa étudiant long séjour pour suivre des études, conduire des recherches ou faire un stage en France pendant une durée supérieure à 3 mois.
  • CV comportant des éléments précis sur les formations et les stages suivis depuis le baccalauréat.
  • Relevé des notes obtenues au baccalauréat.
  • Relevés des notes obtenues durant cette année scolaire et la précédente (ou le cas échéant, pendant les années d’études supérieures post bac). Si le dernier relevé de notes (premier semestre de cette année) n’est pas encore disponible au moment de la candidature, vous devrez le faire parvenir en complément de dossier dès qu’il sera en votre possession (élément à envoyer à support.dossier@imt.fr)
  • Détail du programme du diplôme obtenu (ou en cours d’obtention) si celui-ci est obtenu à l’étranger pour une candidature en entrée en première année. A transmettre dans tous les cas pour une candidature en entrée en deuxième année (élément à joindre dans la rubrique « Documents annexes »).
  • Recommandation académique complétée en ligne par le responsable ou par un professeur d’une matière majeure du dernier cycle d’études suivi, ou en cas de refus de l’établissement de remplir des recommandations individuelles, vous pouvez fournir l’avis du jury de poursuite d’études si vous l’avez en votre possession (élément à joindre dans la rubrique « Documents annexes »). Si vous ne disposez pas de cet avis, il pourra également être inséré en pièce jointe par un de vos référents académiques directement dans son avis de recommandation.
  • Recommandation professionnelle complétée en ligne par le responsable d’un stage effectué dans le cadre des études, ou, si vous êtes apprenti, par votre maître d’apprentissage.
  • Une lettre de motivation de préférence manuscrite et scannée, pour chaque formation visée (élément à joindre dans la rubrique « Documents annexes »).
  • Les candidats boursiers du CROUS ou de l’Etat français, sur l’année scolaire 2020-2021, peuvent bénéficier de frais réduits sous réserve d’en fournir la justification. Joindre l’avis d’attribution définitif dans la dernière page « envoi du dossier ».

NB : Le poids de chaque fichier déposé ne doit pas dépasser 2 Mo. Les formats de fichiers supportés sont : jpg, png, pdf

22. Puis-je fournir des documents supplémentaires à ceux demandés dans le dossier ?

Oui, tous documents utiles à votre candidature peuvent être ajoutés sur la page « Documents annexes ».

23. J'ai plusieurs documents à enregistrer et qu'un seul espace, comment faire ?

Vous pouvez enregistrer un document au format PDF contenant plusieurs pages, sinon utiliser la page « Documents annexes » pour ajouter tous documents utiles à votre dossier.

24. Je ne parviens pas à joindre un document trop volumineux, comment procéder ?

Le poids de chaque fichier déposé (jpg, png, pdf) ne doit pas dépasser 2Mo.

Pour optimiser la taille de votre fichier :

  • Format PDF : recréez le fichier PDF en choisissant la taille de fichier minimale.

Si le fichier contient des images, enregistrez-le à une résolution de 96 PPP.

  • Format JPG/PNG : Numérisez votre document à une résolution plus basse (96 PPP) et supprimez l’espace superflu autour de l’image. Privilégiez l’enregistrement au format JPG.

Dans tous les cas, vérifiez bien que chaque document joint à votre dossier soit facilement lisible lors du traitement de votre candidature.

25. Je n’ai pas encore mon relevé de note de l’année en cours, que faire ?

Les relevés de notes demandés dans votre dossier concernent votre cursus depuis le bac jusqu’au 1er semestre de l’année en cours. Si votre dernier relevé de notes n’a pas encore été établi par votre établissement, indiquez-le dans l’espace commentaires de l’année en cours et finaliser votre dossier sans cette pièce.

Vous pourrez nous transmettre vos résultats de l’année en cours par mail support.dossier@imt.fr, dès qu’il seront en votre possession pour qu’ils soient ajoutés à votre dossier.

26. Je ne suis pas en mesure de fournir un des justificatifs demandés. Puis-je transmettre mon dossier de candidature ?

Oui, il est possible de « forcer » la soumission de votre dossier de candidature. Vous pouvez également rédiger un courrier sur lequel vous mentionnez cette information et l’enregistrez à la place du document manquant.

Cependant, nous vous conseillons de continuer vos recherches ou d’entamer les démarches nécessaires pour obtenir un duplicata au cas où ce document serait jugé indispensable lors de l’instruction de votre dossier et vous soit réclamé. Vous devrez le transmettre à support.dossier@imt.fr dès qu’il sera disponible.

Si, à la date d’envoi de votre dossier de candidature, vous ne possédez pas encore l’un des diplômes ou titres exigés, vous devrez, aussitôt le diplôme ou le titre acquis, prendre contact avec l’école dans laquelle vous êtes admissible pour lui transmettre la pièce justificative correspondante. En aucun cas, l’admission définitive ne pourra être prononcée si ces pièces justificatives sont manquantes.

27. Puis-je envoyer des documents au format papier par courrier postal ?

Non, il ne sera accepté aucun document papier.

28. Je préfère déposer des lettres dactylographiées et non manuscrites. Cela pénalisera-t-il ma candidature ?

Ce point est à l’entière appréciation des formations qui examineront votre candidature.

29. Je suis candidat(e) à plusieurs formations, puis-je déposer la même lettre de motivation pour toutes ?

Ce point est à l’entière appréciation des formations qui examineront votre candidature.

30. Comment choisir mes référents académiques ou professionnels ?

Un référent est une personne qui est en mesure d’apporter un avis circonstancié sur votre candidature. Ces avis permettent de renforcer la solidité de votre candidature, et à ce titre, complètent utilement toutes les informations que vous apportez vous-même dans votre dossier.

  • Un référent académique doit être le responsable du département ou de la filière, le responsable des poursuites d’études ou un enseignant d’une matière majeure du dernier cycle d’études suivi.
  • Un référent professionnel doit être le responsable d’un stage effectué dans le cadre de vos études, ou votre maitre d’apprentissage si vous étiez apprenti.

31. Je ne peux pas solliciter de référent. Cela pénalisera-t-il ma candidature ?

Pour transmettre votre dossier, vous devrez « forcer » son envoi. Il vous est conseillé d’expliquer dans un courrier à déposer en « Documents annexes » la raison pour laquelle vous ne sollicitez pas de référent. Sur le plan administratif, cela évitera que cette absence d’information soit traitée comme un oubli et qu’il vous soit demandé de renseigner la rubrique.

Sur le plan de la qualité de votre candidature, l’absence de recommandation est à l’entière appréciation des formations qui l’examineront.

32. Combien de référents puis-je solliciter ?

Vous pouvez enregistrer 2 référents académiques et 2 référents professionnels maximum dans votre dossier. Ils recevront une demande de recommandation par mail. Cependant essayez de les avertir au préalable de votre démarche pour qu’ils soient informés de cette demande.

33. J’ai sollicité deux référents académiques ou professionnels mais l’un d’eux a refusé d’émettre une recommandation (ou a refusé que ses données personnelles soient utilisées). Puis-je en ajouter un autre pour le remplacer ?

Non, le maximum de 2 référents académiques et 2 référents professionnels s’applique quelle que soit la suite donnée aux demandes de recommandation.

Si vous n’avez déclaré qu’un seul référent académique ou professionnel lors de votre dépôt de dossier et que celui-ci refuse d’émettre un avis sur votre candidature, dans ce cas, si vous souhaitez déclarer un second référent académique ou professionnel, vous pouvez redemander l’accès à votre dossier à l’adresse suivante : support.dossier@imt.fr

34. Mes référents n'ont pas encore répondu à ma demande de recommandation, puis-je soumettre mon dossier ?

Oui, votre dossier de candidature doit être soumis dès que vous l’avez finalisé même si les référents que vous avez sollicités n’ont pas encore répondu. Vos référents pourront nous envoyer leur avis de recommandation jusqu’à la date de fermeture de la plateforme de candidature, voire quelques jours suivant la clôture des candidatures. Ils seront automatiquement ajoutés à votre dossier de candidature.

Si un des référents que vous avez sollicités refuse de donner un avis sur votre candidature, vous serez informé par mail. Si vous souhaitez alors déclarer un nouveau référent, envoyez votre demande à support.dossier@imt.fr et nous vous redonnerons accès à votre page.

35. Jusqu’à quelle date un référent peut-il renseigner une fiche de recommandation ?

Idéalement avant le 9 mars 2021. Au-delà votre dossier risque d’être étudié sans que la recommandation soit prise en compte, dès lors que la date d’examen des dossiers décidée par la formation est atteinte.

36. Comment est calculé le montant de mes frais de dossier ?

Le montant des frais de dossier dépend à la fois du nombre de formations pour lesquelles vous souhaitez que votre candidature soit étudiée, et de votre statut de boursier (ou non).

Dossier initial            avec 1 formation cochée Par formation supplémentaire cochée
Non boursier 77 € 22 €
Boursier 22 € 11 €

37. Qui peut bénéficier des frais de dossier réduits ?

Si vous êtes boursier du CROUS ou de l’Etat français uniquement, des frais réduits vous seront appliqués. Veillez dans ce cas à bien cocher la case correspondante dans la dernière page du dossier et à joindre impérativement l’avis d’attribution définitif de vos droits à bourse de l’année en cours. La transmission du dossier sans ce justificatif est impossible. Toute fausse déclaration entrainera la nullité et le rejet du dossier.

38. Puis-je prétendre à un remboursement des frais de dossier si ma candidature n’est pas retenue ?

Les frais de dossier couvrent le traitement de votre dossier de candidature. Il ne s’agit en aucun cas d’une garantie pour l’obtention d’une admission dans une formation. Les frais de dossier ne sont donc pas remboursés en cas de retrait de votre candidature ou quelle que soit l’issue de celle-ci.

39. Je suis apprenti(e), ai-je droit au tarif des boursiers ?

Non, vous devez vous acquitter du plein tarif.

40. Je ne fournis pas l’attestation d’attribution définitive de bourse alors qu’elle aurait dû être déposée obligatoirement avec mon dossier si je déclare être boursier. Que se passe-t-il ?

Si le statut de boursier ne peut être retenu (nous vous contacterons pour vérifier dans les cas particuliers), vous recevrez alors une demande de paiement complémentaire de frais de dossier réajustés aux tarifs applicables aux non boursiers, dont vous devrez vous acquitter à réception.

Si ce paiement complémentaire n’est pas effectué dans le délai demandé, votre dossier ne sera pas étudié par les formations visées et vous ne serez pas remboursé(e) de la première somme versée.

41. Puis-je régler mes frais de dossier par un autre moyen que le paiement en ligne ?

Non, les frais de traitement de votre dossier de candidature ne peuvent être acquittés qu’à travers le paiement en ligne sécurisé proposé sur notre plateforme.

42. Comment m’assurer que le paiement a bien été effectué ?

Une fois le paiement effectué, vous recevrez automatiquement une notification par email confirmant que la transaction bancaire s’est correctement déroulée. Veuillez conserver ce mail constituant une preuve de votre règlement.

43. Je suis originaire d’un pays hors UE, puis-je candidater à une formation en apprentissage en France ?

Les candidats originaires d’un pays hors UE doivent justifier d’une année d’étude en France en formation initiale depuis le décret d’application n° 2016-1456 de la loi relative au droit des étrangers en France entré en vigueur le 01 novembre 2016.

44. Je suis originaire d’un pays hors UE, quels documents sont obligatoires pour suivre une formation en apprentissage ?

Les candidats majeurs doivent disposer obligatoirement d’un titre de séjour délivré par l’État français, le seul visa ne suffisant pas.

Il faut également disposer d’une Autorisation Provisoire de Travail (APT) délivrée par les services de la Main d’Œuvre Étrangère (MOE) de la DIRECCTE (Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi).

45. Vous souhaitez faire valoir vos droits d'accès, de rectification et de suppression de vos données personnelles, quelle est la procédure ? ...

Avant de recevoir vos identifiants vous permettant d’accéder à votre dossier, conformément au Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD), vous avez pris connaissance des mentions d’information et avez donné votre accord concernant l’utilisation et la conservation des données que vous nous communiquez dans le cadre du traitement et l’examen de votre dossier de candidature.

Si vous avez une demande particulière concernant l’accès, la rectification ou la suppression des données personnelles que vous nous avez transmis lors de la constitution de votre dossier de candidature, vous pouvez envoyer un mail à support.dossier@imt.fr. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais.

UNE AUTRE QUESTION ….

Je n’ai pas trouvé de réponse à ma question sur cette FAQ, à qui puis-je m’adresser ?

Pour toute autre question, veuillez contacter le service commun en charge de l’instruction des dossiers à l’adresse suivante : support.dossier@imt.fr

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